Řízení a správa elektronických dokumentů EASY SOFTWARE

Díky vývoji od roku 1990 a neustálému vylepšování a doplňování nových funkcí, Vám můžeme poskytnout řešení nejen pro digitalizaci a archivaci elektronických dat a dokumentů, ale i pro správu oběhu dokumentů (workflow) a jejich obsahu. Řešení na bázi produktů EASY SOFTWARE dokáže shromáždit jakýkoli druh hromadných dat. Organizuje tok dokumentů, nabízí dlouhodobý archiv zabezpečený proti změnám a zaručuje snadnou a rychlou dostupnost informací v celé vaší společnosti i prostřednictvím fulltextového vyhledávání. Naše řešení využívá více než 10,500 společností po celém světě.

EASY SOFTWARE poskytuje řešení pro běžné operační systémy, pracovní prostředí a formáty souborů. Data lze jednoduše importovat ze všech standardních aplikací. Vzhledem k jeho modulární struktuře lze systém nastavit podle jakéhokoli požadavku tj.od řešení pro jednotlivá oddělení až po celopodniková řešení.

Šetříme čas.

EASY ENTERPRISE Archive/ DMS Server

Jádro produktu tvoří EASY ARCHIV, špičkový archivační systém určený k dlouhodobé archivaci veškerých dokumentů se zajištěním nezměnitelnosti obsahu. EASY ARCHIV splňuje obchodní a daňové předpisy pro archivování obchodních a daňových dokladů a lze se přes certifikované rozhraní napojit na nejrozšířenější ERP-systémy, jako SAP, MBS Navision nebo na Groupware, jako je MS Exchange či Lotus Notes.

EASY ENTERPRISE vám vždy dodá správnou verzi dokumentu, který hledáte, a to ať zvolíte vyhledávání pomocí "Full text searching" (Fulltextové vyhledávání), "Field related search"(Relační vyhledávání), "Associated search" (Podobnostní vyhledávání) nebo vaší vlastní předdefinované masky. Informaci obdržíte tou nejrychlejší možnou cestou, což redukuje datový provoz na absolutní minimum. EASY ENTERPRISE.x v novém provedení se „Storage Provider" kombinuje výhody fulltextové databáze a databáze SQL. Každý dotaz je inteligentně odkázán do nejlépe vyhovující databáze a výsledky vyhledávání se zobrazí na jediném a jednotném seznamu relevantních odpovědí.

S téměř stovkou OEM-rozhraní pro různé aplikace je EASY ARCHIV nejvíce rozšířený elektronický backend archiv.

EASY CAPTURE

Základem pro řízení správy elektronických dokumentů je výkonný nástroj pro digitalizaci dokumentů, EASY CAPTURE.

Firmy stále přebírají většinu dokumentů jako jsou dodací listy, faktury, upomínky, smlouvy a barevné brožury v tištěné formě. EASY CAPTURE zajistí nejen automatickou digitalizaci, indexaci a chytré utřídění barevných nebo černobílých dokumentů, ale také zpracuje soubory ve formátech Word a Excel a takřka jakékoli další typy elektronických dokumentů.

Pomocí výkonných scannerů v dávkovém procesu digitalizuje EASY CAPTURE objemy dokumentů, logicky je ukládá do elektronických složek a datových šanonů dle tématu. Uživatel pak stránky dokumentů elektronicky sváže a přidělí dokumentům klíčové parametry, pomocí nichž je bude možné později vyhledat.

EASY DOCUMENTS

Řešení pro řízení workflow integrovaná v EASY ENTERPRISE představují rychlý a praktický způsob, jak z procesu zpracování dokumentů vypustit papírové dokumenty. Kratší doba zpracování dokumentů a současné vytvoření revizního záznamu a eskalačních postupů redukuje časové ztráty a slabá místa v procesu zpracování. Nástroj řízení workflow, doplňkový modul EASY DOCUMENTS, činí z vytváření a vizualizace automatizovaného řízení workflow jednoduchý, snadno ovladatelný proces. Zajišťujeme veškeré doplňkové příslušenství, které váš podnik potřebuje k tomu, aby s využitím workflow dokumentů dosáhl zásadních úspor - od automatizovaných vstupních masek až po konečnou archivaci zabezpečenou proti změnám.

EASY NOTES/ EASY xBASE

Ideální řešení k propojení EASY ARCHIV s prostředím Lotus Notes Domino. Dokumenty a data jsou přímo z Notes archivovány a vyhledávány. Systém dokáže pracovat se všemi Notes daty. Databáze Notes je tak zbavená dat, které nejsou permanentně používány a tím zůstává přehledná a výkonná.

Kde je ten e-mail s důležitými dokumenty k objednávce, kterou náš obchodní partner před pár měsíci poslal mému kolegovi? Jak mohu uchovávat resp. zajistit obsahy svých mailů týkajících se daní proti změnám a v souladu se zákonnými požadavky? Smažete některé staré maily bez uvážení a na pár dní tento problém odložíte?

Tisíce uživatelů ve firmách i administrativě jsou s těmito problémy každodenně konfrontováni. Chceme vás těchto obtíží ušetřit a nabízíme naše špičková řešení EASY NOTES (pro Lotus Notes/ Domino) a EASY xBASE (pro Microsoft Outlook/Microsoft Exchange) pro archivaci e-mailů, která splňují všechny současné požadavky každodenního podnikání.

Naše řešení pro archivaci elektronické pošty odlehčí databázi mailů a serveru o obsah, který není vyžadován neustále. Omezení velikosti schránky lze nyní pominout. Jednotlivé položky pošty jsou uchovávány způsobem zabezpečeným proti změnám, který naprosto odpovídá zákonným požadavkům.

E-maily (a v EASY NOTES veškerá další data z nejrůznějších aplikací pod Notes) mohou být s využitím praktického fulltextového vyhledávače nalezeny i po letech během pouhých sekund - při použití EASY xBASE dokonce i v případě, že se hledaný obsah ukrývá v příloze. Uživatel se dostává k informacím přímo ze svého nativního rozhraní Notes nebo Outlook.

EASY xSHARE

EASY xSHARE je integrační řešení pro Microsoft SharePoint Portal Server. Nabízí větší efektivitu, zvýšenou produktivitu a lepší vztahy s klienty. EASY xSHARE spolupracuje s archivem.

EASY for SAP

Špičková aplikace typu klient - server, zastřešuje veškeré archivační scénáře pro SAP-uživatele. Podporuje v plném rozsahu standardní rozhraní ArchiveLink a nabízí velké množství dodatečných funkcí.

Umožňuje uživateli např. využívat SAP Enterprise Portal jako integrační platformu pro všechny existující zdroje podnikových dat a zajišťuje tak přes zabezpečené rozhraní EASY ENTERPRISE.x přímý přístup ke zde uchovávaným informacím a integraci těchto informací do podnikových procesů. Řešení založené na Javě zpřístupňuje jednotně všechna data z rozhraní portálu SAP. Dokumenty uchovávané v archivu EASY jsou automaticky zobrazovány v kontextu datových zdrojů jako jsou e-maily nebo ERP data.

EASY NAVISION

Dokonalý doplněk k Microsoft Business Solutions – Navision: Dokumenty jsou zaregistrované, bezpečně uložené a jsou kdykoliv k dispozici pro zobrazení v Navision. Současně může být Navision použit jako vyhledávací klient pro všechny dokumenty uloženy do EASY ARCHIV bez nutnosti instalace jakýchkoli přídavných komponentů na klienta.